ЭТРН: что это, форма и правила заполнения в 2027 году

Электронная транспортная накладная обязательна с 1 сентября 2026 года по закону № 140-ФЗ. До 1 марта 2027 года отложены не сама обязанность, а штрафы: при дорожном контроле, по позиции Минтранса, ограничиваются устным замечанием, если вместо электронного документа показывают бумажный. Поэтому оформлять ЭТрН нужно уже сейчас, а в 2027 году важно понимать, как ее правильно заполнять и подписывать.

Здесь разберем форму и титулы, правила заполнения по ролям, подписи, работу через экспедитора, исключения и ответственность. 

Закон и сам переход на электронный документооборот подробно описаны в статье «Переход на электронный документооборот в логистике».

Что такое ЭТрН и кому она нужна

ЭТрН — это электронная транспортная накладная: документ, который заменяет бумажную накладную и оформляется в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Он подтверждает заключение договора перевозки и содержит данные о грузе, сторонах и маршруте.

В отличие от бумажной накладной, ЭТрН не нужно печатать, везти с собой и хранить в архиве: документ существует в системе, а участники видят его статус в режиме реального времени. Водителю обычно достаточно данных для идентификации документа, а сведения о рейсе проверяющий может получить из системы.

В оформлении участвуют:

• грузоотправитель, который передает груз;
• перевозчик, который его везет;
• грузополучатель, который принимает груз;
• водитель, который подтверждает передачу груза в пути;
• экспедитор, если перевозка организована через него.

ЭТрН нужна всем, кто заключает договор перевозки груза автомобильным транспортом, если перевозка не попадает в перечень исключений. 

Для разового перевозчика, перевозчика-ИП и крупной компании порядок один, различаются только способы подписания и интеграция с учетными системами. Если вы отправляете груз редко, проще пользоваться веб-кабинетом оператора ЭДО, а при большом числе рейсов удобнее передавать документы из учетной системы автоматически.

Что отложено до 1 марта 2027 года

Важно не путать два понятия. Обязанность оформлять ЭТрН действует с 1 сентября 2026 года и не переносилась. Отложено применение ответственности: до 1 марта 2027 года контролирующие органы при дорожной проверке, по позиции Минтранса, ограничиваются устным замечанием, если водитель показывает бумажный документ. Это позиция ведомства, а не норма закона, поэтому рассчитывать на нее как на гарантию не стоит.

Дата	Что происходит
1 сентября 2026	ЭТрН становится обязательной, действует закон № 140-ФЗ
С 1 сентября 2026 до 1 марта 2027	При дорожном контроле допускается устное замечание вместо протокола
После 1 марта 2027	Переходный период заканчивается, возможна ответственность по общим нормам КоАП

Что остается в силе в переходный период: налоговые и учетные требования. Накладная подтверждает расходы и вычеты, поэтому отсутствие надлежащего документа может привести к вопросам налоговой, даже если проверка на дороге закончилась замечанием. 

Подробнее о других изменениях с 1 сентября 2026 года мы писали в статье «Изменения в грузоперевозках с 1 сентября 2026».

Практический вывод: переходный период стоит использовать для отладки процесса, а не как повод отложить оформление. К 1 марта 2027 года у отправителя, перевозчика и получателя должны быть настроены подписи, доверенности и роли, иначе первый же рейс после этой даты рискует остановиться на проверке.

Когда ЭТрН не нужна

Минтранс утвердил приказом от 01.06.2026 № 262 случаи, когда допускается бумажная накладная. По сообщениям отраслевых источников, он действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Среди оснований, например:

• технический сбой в системе;
• отсутствие доступа к интернету;
• перевозка, где отправитель и получатель одно и то же лицо;
• перевозки, которые физические лица выполняют для личных нужд.

Это не полный перечень: приказ дополнялся, поэтому актуальную редакцию нужно смотреть в тексте документа.

Исключения не откладывают обязанность для остальных перевозок: основание нужно для каждого рейса отдельно. Устное замечание вместо протокола до 1 марта 2027 года, исключением не является: это временная мера контроля.

Как проверить, подпадает ли перевозка под исключение: найдите в приказе подходящий пункт, зафиксируйте основание в документах и храните подтверждение. Если связь пропала посреди рейса, не создавайте дубль накладной, пока не уточнили у оператора, как продолжить уже начатый обмен.

Отдельно проверьте, кто и когда будет оформлять документ в случае сбоя: договоритесь с контрагентом заранее, в каком порядке стороны переходят на бумагу и как потом переносят данные в систему. Эти правила лучше прописать в договоре перевозки или в заявке, чтобы в рейсе не пришлось выяснять их на ходу.

Форма ЭТрН: титулы и разделы

ЭТрН — это электронный документ в формате XML, который состоит из титулов. Каждый титул заполняет и подписывает определенный участник перевозки. Всего их восемь: четыре обязательных и четыре дополнительных, которые оформляют по необходимости.

Титул	Кто заполняет	Что фиксирует
Т1	Грузоотправитель	Сведения о грузе, перевозчике, адресах
Т2	Перевозчик при погрузке	Прием груза к перевозке
Т3	Грузополучатель	Приемку груза и расхождения
Т4	Перевозчик при выгрузке	Сдачу груза получателю
Т5 и Т6	Перевозчик и грузоотправитель	Стоимость перевозки (по необходимости)
Т7 и Т8	Перевозчик	Переадресацию, замену водителя или автомобиля

У документа есть статусы: он проходит от создания первого титула до подписания последнего. По статусу видно, на каком этапе находится перевозка и чьей подписи не хватает. Пока предыдущий титул не подписан, следующий оформить нельзя.

Дополнительные титулы возникают не в каждом рейсе. Обычный рейс «из пункта А в пункт Б» укладывается в четыре титула, а Т5–Т8 появляются, если нужно подтвердить стоимость перевозки, изменить получателя или заменить водителя и автомобиль. Чем меньше таких изменений, тем быстрее идет обмен документами.

Как заполнить ЭТрН: правила по ролям

Грузоотправитель: что указывает в первом титуле

Грузоотправитель создает документ и заполняет Т1: данные о себе, получателе, перевозчике, грузе, пунктах погрузки и разгрузки. Особенно внимательно проверяйте реквизиты и наименование груза: эти данные идут по цепочке во все следующие титулы, и ошибку в первом титуле потом приходится исправлять через дополнительные действия.

Перевозчик: погрузка и разгрузка

При погрузке перевозчик подтверждает принятие груза к перевозке (Т2). Подписать титул может уполномоченный сотрудник перевозчика, а водитель подтверждает погрузку со своей стороны. При разгрузке оформляется Т4: перевозчик фиксирует передачу груза получателю. Здесь важно, чтобы даты, время и фактическое состояние груза совпадали с реальностью.

Грузополучатель: приемка, замечания, расхождения

Грузополучатель заполняет Т3: подтверждает приемку и отмечает расхождения по количеству или качеству. Если есть повреждения или недостача, их нужно зафиксировать в документе в момент приемки: это основание для претензий. Позже внести их труднее.

Изменения в пути: дополнительные титулы

Если во время рейса меняется водитель или автомобиль, оформляют дополнительный титул (Т7 или Т8). При переадресации груза тоже нужен отдельный титул. Нельзя вносить такие изменения «задним числом» или устно: документ должен отражать фактический маршрут.

Чаще всего ошибки возникают из-за неточных данных в первом титуле, пропущенных подписей, отсутствия полномочий у подписанта и расхождений между фактическим грузом и записью в документе. Заполняйте поля по данным договора и заявки, а не по памяти.

Хорошая практика — сверять данные из заявки с документом до подписания, а не после рейса. Расхождения в названии груза, массе, количестве мест или адресах чаще всего выявляются уже при приемке, когда исправить ничего нельзя. Поэтому отправителю стоит заранее согласовать с перевозчиком, какие данные пойдут в Т1.

Подписи в ЭТрН

ЭТрН подписывают электронной подписью. Для большинства участников используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Для водителя возможны упрощенные схемы: например, простая электронная подпись для подтверждения погрузки и разгрузки либо подпись через сервис «Госключ» в случаях, когда это допускается. Допустимые варианты зависят от роли и титула, поэтому перед рейсом уточните их у оператора документооборота.

Если титул подписывает не руководитель, а сотрудник, ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД): она подтверждает полномочия подписанта в электронном виде. Без доверенности подпись может быть отклонена.

Доверенность должна быть оформлена на конкретного сотрудника и охватывать нужные действия, в том числе подписание перевозочных документов. Если сотрудник уволился или полномочия изменились, доверенность нужно отозвать, а новую оформить заранее.

Примерная схема: Т1 подписывает уполномоченный сотрудник грузоотправителя, Т2 и Т4 — представитель перевозчика с УКЭП и МЧД, а водитель подтверждает погрузку и выгрузку своей подписью, Т3 подписывает грузополучатель. Индивидуальный предприниматель, который сам ведет машину, подписывает собственной УКЭП. Источники расходятся в деталях схем для водителя, поэтому точный порядок уточняйте у оператора ЭДО.

Заранее проверьте срок действия подписей и доверенностей: истекшая МЧД или сертификат — частая причина отказа в подписании в день рейса. Для водителей разумно заранее настроить доступ и убедиться, что у него работает приложение и есть подтверждение личности, иначе рейс придется задержать.

ЭТрН через экспедитора и транспортную компанию

Когда в перевозке участвует экспедитор, порядок оформления зависит от того, какую роль он выполняет. Возможны три сценария.

1. Экспедитор принимает груз во владение. Он становится грузоотправителем в документе, а в ЭТрН делают отметку об экспедиторе.
2. Экспедитор только организует перевозку. Он не подписывает титулы накладной и работает через электронное поручение: перевозку оформляют отправитель и перевозчик.
3. Экспедитор перевозит груз сам. Тогда он выступает перевозчиком и подписывает соответствующие титулы.

Роль зависит от договора транспортной экспедиции: что именно вы поручили экспедитору и кто в итоге отвечает за груз. Если роли указаны неверно, документ могут отклонить в ГИС ЭПД. Поэтому до рейса нужно согласовать, кто создает Т1, кто подписывает Т2 и Т4 и как отражена роль экспедитора.

Заказчику это тоже важно: от роли экспедитора зависит, кого считать грузоотправителем в документе и чьи данные попадут в Т1. Если у вас несколько перевозок в одной связке, например сборный груз, уточните, как экспедитор оформляет каждую партию.

При работе напрямую ЭТрН перевозчика формируется между отправителем, перевозчиком и получателем. При работе через экспедитора добавляется еще один участник, и схема подписей меняется. О том, чем отличаются экспедитор и перевозчик, мы подробно рассказывали в статье «Экспедитор и перевозчик: в чем разница и кого выбрать».

Штраф за отсутствие ЭТрН

Сейчас, до 1 марта 2027 года, при дорожном контроле ограничиваются устным замечанием, если вместо электронного документа показывают бумажный. Это временная мера, она не означает, что требование отменено.

После окончания переходного периода ответственность определяют по общим нормам КоАП. По данным отраслевых источников, отдельной статьи именно за отсутствие ЭТрН в кодексе нет, поэтому применяют смежные нормы о нарушении правил перевозки грузов и о требованиях к экспедиторской деятельности. Размеры штрафов и действующие статьи нужно проверять по актуальному тексту кодекса: они могут измениться.

Риски не ограничиваются штрафом. Накладная подтверждает рейс перед заказчиком и налоговой, а от нее зависит признание расходов и вычет НДС. Отсутствие надлежащего документа может привести к вопросам налоговой, хотя сам по себе договор перевозки без накладной незаключенным не считается. Налоговые вопросы решает бухгалтерия или консультант.

Если вас интересует именно денежная сторона, ориентируйтесь на три вещи: что установлено кодексом на дату проверки, какое нарушение вам вменяют и кто в вашей цепочке отвечает за оформление документа. Эти вопросы лучше обсудить с юристом заранее, а не после остановки машины.

Частые ошибки при оформлении ЭТрН

• Неверные данные в первом титуле: реквизиты, наименование груза, адреса.
• Неподписанные титулы, из-за чего документ «застревает» в статусе.
• Отсутствие машиночитаемых доверенностей у сотрудников.
• Неправильные роли при работе через экспедитора.
• Применение исключения без основания, которое можно подтвердить.
• Дубль накладной после сбоя связи вместо продолжения начатого документа.

Большинство этих ошибок исправляют заранее: достаточно утвердить внутреннюю памятку, где указано, кто создает документ, кто подписывает какой титул и что делать при сбое. Для регулярных перевозок такая памятка экономит время на каждом рейсе и снижает риск остановки груза в пути.

Как Art-Trans организует перевозки в условиях ЭТрН

Art-Trans — транспортная компания. Мы организуем перевозку грузов и при оформлении ЭТрН работаем через ГИС ЭПД и операторов электронного документооборота. Налоговых и юридических консультаций мы не даем. Для расчета перевозки пришлите данные о грузе, маршруте и сроках, а вопросы по оформлению документов мы согласуем заранее.